ייצוא נתונים וגיבוי טבלאות

ייצוא נתונים מ-CRM מאפשר לגבות מידע, לנתח נתונים בכלים חיצוניים ולעמוד בדרישות רגולציה — כל זה בקלות ובמהירות.

שמירה על גיבויים סדירים של הנתונים ב-CRM היא פרקטיקה חיונית לכל ארגון. בין אם מדובר בגיבוי שוטף, מעבר למערכת אחרת, ניתוח נתונים ב-Excel או עמידה בדרישות רגולטוריות — MyBusiness CRM מספק כלים נוחים לייצוא נתונים.

למה לייצא נתונים?

• גיבוי — שמירת עותק חיצוני של הנתונים למקרה של תקלה.
• ניתוח חיצוני — ייצוא ל-Excel או כלי BI לעיבוד וניתוח מעמיק.
• הגירה — העברת נתונים למערכת אחרת בעת הצורך.
• רגולציה — עמידה בדרישות שמירת מידע ותיעוד.

ייצוא מתצוגת טבלה

הדרך הפשוטה ביותר לייצא נתונים היא דרך פאנל הניהול:

1. היכנסו ל-פאנל הניהול (Admin Panel).
2. עברו לאזור טבלאות (Tables).
3. בחרו את הטבלה שברצונכם לייצא (לדוגמה: Accounts, Sales, Contacts).
4. לחצו על כפתור "ייצוא" (Export).
5. קובץ CSV יורד למחשב שלכם עם כל הנתונים מהטבלה.

פאנל הניהול — כפתורי Import ו-Export בפינה הימנית העליונה של הטבלה

הקובץ המיוצא כולל את כל השדות וכל הרשומות בטבלה. הוא נשמר בפורמט CSV עם קידוד UTF-8, כך שטקסט בעברית יוצג כראוי.

ייצוא מבוסס דוחות

כאשר אתם צריכים לייצא רק חלק מהנתונים על פי סינון מסוים, השתמשו בדוחות:

הפעלת ייצוא CSV בדוח

בעת יצירת או עריכת דוח, ודאו שהאפשרות AllowCsv מופעלת. כאשר אפשרות זו פעילה, כפתור "ייצוא ל-CSV" יופיע בתחתית תוצאות הדוח.

ייצוא תוצאות דוח

1. עברו לאזור דוחות בתפריט הראשי.
2. פתחו את הדוח הרלוונטי.
3. הגדירו את פרמטרי הסינון הרצויים.
4. לחצו על "הפעל" לקבלת תוצאות.
5. לחצו על כפתור "ייצוא ל-CSV" להורדת התוצאות המסוננות.

תזמון ייצוא אוטומטי

MyBusiness CRM מאפשר לתזמן שליחת דוחות באופן אוטומטי — כך תקבלו גיבוי תקופתי ישירות לתיבת המייל ללא צורך בפעולה ידנית.

הגדרת שליחה מתוזמנת

בעת יצירת או עריכת דוח, הגדירו:

• ScheduleSendAt — תדירות (יומי/שבועי/חודשי), שעה, ימים.
• ScheduleSendTo — כתובת הדוא"ל שאליה יישלח הדוח.

דוגמה: גיבוי שבועי של טבלת לקוחות

1. צרו דוח על טבלת Accounts שמציג את כל השדות הרלוונטיים.
2. הפעילו AllowCsv.
3. הגדירו שליחה שבועית בכל יום ראשון ב-7:00 בבוקר.
4. הזינו את כתובת הדוא"ל של מנהל המערכת ב-ScheduleSendTo.

גיבוי מלא של כל הטבלאות

לגיבוי מקיף של כל המערכת, מומלץ לבצע ייצוא של כל הטבלאות העיקריות (Accounts, Contacts, Sales, Activities וכו') ולשמור את כל קבצי ה-CSV בתיקייה ייעודית עם תאריך הגיבוי.

טיפים לייצוא וגיבוי

• ייצאו באופן קבוע — קבעו נוהל גיבוי שבועי או חודשי.
• שמרו גיבויים במיקום חיצוני — השתמשו בשירות ענן או בכונן חיצוני.
• השתמשו בדוחות מתוזמנים — במקום לזכור לייצא ידנית.
• תייגו גיבויים בתאריך — לדוגמה: Accounts_2026-03-14.csv.
• בדקו את הגיבוי — אחרי ייצוא, פתחו את הקובץ וודאו שהנתונים שלמים.