ב-MyBooks אפשר לגבות תשלומים קבועים מלקוחות בהרשאה לחיוב חשבון בנק, דרך מס"ב. בשונה מחיוב ריטיינר בכרטיס אשראי, שבו כל לקוח מחויב בנפרד, כאן מרכזים את החיובים של המחזור במקבץ אחד, מפיקים ממנו קובץ ומעבירים אותו למס"ב. אחרי השידור מסמנים במערכת שהחיוב נשלח, והיא מפיקה לכל לקוח את מסמך הנהלת החשבונות שהוגדר לו.
המדריך הזה מסביר איך התהליך עובד ואיך מגדירים את פרטי המוסד. שני המדריכים הבאים מסבירים את הקמת הוראות החיוב ואת החיוב החודשי עצמו.
איך זה עובד
- מגדירים פעם אחת את פרטי המוסד — קוד המוסד ופרטי השידור שקיבלתם מהבנק (במדריך הזה).
- מקימים הוראת חיוב לכל לקוח — פרטי חשבון הבנק שלו, הסכום, המחזוריות וסוג המסמך שיופק.
- בכל מחזור יוצרים מקבץ חיוב — מסמנים את ההוראות שמגיע זמנן ולוחצים "צור מקבץ לחיוב".
- מפיקים קובץ מס"ב ומשדרים אותו — מורידים את הקובץ מהמקבץ ומעבירים אותו למס"ב בערוץ שבו אתם עובדים מול הבנק.
- מסמנים שהחיוב נשלח — המערכת מפיקה מסמך לכל לקוח ומקדמת את תאריך החיוב הבא.
שלב 2 מוסבר במדריך הוראות חיוב במס"ב, ושלבים 3–5 במדריך מקבץ חיוב והפקת קובץ מס"ב.
לפני שמתחילים
- קוד מוסד במס"ב. כדי לגבות בהרשאה לחיוב חשבון, העסק צריך להיות רשום כמוסד במס"ב. את קוד המוסד ואת פרטי השידור מסדירים דרך הבנק של העסק.
- הרשאה מכל לקוח. כל לקוח צריך לתת הרשאה לחיוב חשבון הבנק שלו לטובת העסק. בהרשאה מופיעים קוד המוסד שלכם ומספר מזהה של הלקוח אצלכם (אסמכתא). את המספר הזה תזינו בהוראת החיוב של הלקוח.
- ערוץ שידור. ודאו מול הבנק איך מעבירים את קובץ החיובים למס"ב, למשל באתר העסקי של הבנק או בתוכנת מס"ב.
- הפריט "חיובי מס״ב" בתפריט MyBooks. אם הוא לא מופיע אצלכם, פנו לתמיכה.
הגדרת פרטי המוסד
ב-MyBooks לחצו הגדרות בתפריט הצד ועברו ללשונית הגדרות למס״ב.
מלאו את ארבעת השדות לפי הפרטים שקיבלתם מהבנק:
| שדה | מה מזינים |
|---|---|
| קוד מוסד | קוד המוסד של העסק במס"ב — 8 ספרות. |
| שם מוסד | שם העסק כפי שיופיע בקובץ החיובים. נכנסים לקובץ עד 30 תווים. |
| מספר סידורי | המספר הסידורי של השידור באותו יום, עד 3 ספרות. הקלידו 001, אלא אם הבנק הנחה אתכם אחרת. המספר האפור שמופיע בשדה ריק הוא דוגמה בלבד, ולא נשמר אם לא הקלדתם אותו. |
| קוד מוסד שולח | קוד המוסד השולח, כפי שקיבלתם מהבנק — עד 5 ספרות. |
לחצו שמור. תופיע ההודעה "הגדרות נשמרו בהצלחה".
שימו לב: העתיקו את הקודים בדיוק כפי שקיבלתם מהבנק. קוד מוסד שולח ארוך מ-5 ספרות ייכשל בהפקת הקובץ, וטעות בקוד המוסד תתגלה רק כשמס"ב יקלוט את הקובץ.
מה הלאה
אחרי שפרטי המוסד שמורים, מקימים הוראת חיוב לכל לקוח. המשיכו למדריך הוראות חיוב במס"ב.
